SJØVEGAN: Salangen kommune og de andre kommunene i K4 samarbeidet innfører Visma enterprices. Dermed tar de et stort steg for å digitalisere tjenester for ansatte i kommunen.
Bedre oversikt
Det dreier seg om en elektronisk personalmodul der den enkelte ansatte kan logge inn på sin egen ”Min Side”.
– Absolutt alle ansatte i kommunen får sin egen side som vil gjøre det enklere på flere områder. De vil ha en bedre oversikt som på timelister, egenmeldinger, tilgang på tidligere søknader til kommunen og de vil alltid ha en oversikt på egne lønnslipper. I tillegg kan de levere reiseregninger elektronisk og de kan legge inn kontaktinformasjon, sier personalsjef Hege Berntsen i Salangen kommune til Folkebladet.
– Og det vil bli ulike tilganger på systemet ut fra hvilke rolle de ansatte har. Vi kommer også til å ha en link på kommunens hjemmeside. Foreløpig bruker vi både dette systemet og papir, men på sikt vil papir nærmest bli borte, fortsetter hun.
Bort fra papir
Ifølge Berntsen har kommunene Harstad, Bardu og Kvæfjord tatt det samme systemet i bruk.
– Fordelene er at vi beveger oss bort fra papir og at saksbehandlingen skal gå raskere. I forhold til det gamle systemet vi hadde er dette store forbedringer. På sikt vil systemet være tidsbesparende og et effektiviseringstiltak for kommunen. Men det er klart at vi nå må bruke mye tid på å få det opp og gå, sier hun.
Sendes automatisk
Berntsen, Åshild Utmo og Renate Chruickshank er i full gang med å lære opp ansatte på det nye systemet. Enhetslederne er de første.
– Mye av dette er jo helt nytt. Og vi har noen skjær i sjøen og barnesykdommer i starten. Men når dette kommer opp og går for fullt tror jeg det blir veldig bra, sier Utmo.
Saksgangen i Visma foregår elektronisk. Både timelister, fraværsføringer og søknad om ferie sendes automatisk til attestasjon og videre til enhetsleder til anvisning. Etter at anvisning er foretatt er timeliste eller reiseregning klar til å importeres inn i lønnssystemet.