I litteraturen og dagligtalen er styret beskrevet på ulike måter etter hvilken rolle styret i realiteten har og hvordan det fungerer. Det er gjerne benevnt som «tantestyret», «barbarstyret» eller «klanstyret».
«Tantestyret» finner man typisk i små bedrifter og er begrunnet ut fra formelle lovkrav. Det er et passivt styre, der formell styrekompetanse ikke finnes eller ikke brukes. Merkelappen «tantestyret» kommer av at styret gjerne er «sammenrasket» av tilfeldige venner eller familiemedlemmer for å ivareta lovens minimumskrav til antall styremedlemmer. I denne type bedrifter er hovedeier og daglig leder ofte en og samme person, og den som i realiteten styrer bedriften alene. «Tantestyret» er kun til stede for som et «sandpåstrøende» organ ved nødvendige, formelle vedtak.
I Midt-Troms finnes det, som alle andre steder, bedrifter med styrer av alle kategorier og der «tantestyret» også er representert. Styrets funksjon i små- og mellomstore selskaper er ofte undervurdert. Det er derfor positivt at Sparebanken Nord-Norge sammen med andre organisasjoner tar et initiativ til å bedre styrekompetansen i bedriftene i Midt-Troms. Jeg kjenner ikke til opplegget som nå tilbys bedriftene i Midt-Troms, men jeg har selv for noen år siden gjennomført et styrekompetanseprogram i regi av Handelshøyskolen BI og Innovasjon Norge i Tromsø. Selv med en lang leder- og styreerfaring var det en god og særdeles nyttig erfaring, som også ga noen formelle studiepoeng.
En profesjonalisering og bevisstgjøring av styrets rolle og styrets ansvar er et viktig bidrag for å styrke bedriftens evne til utvikling og overlevelse på lang sikt. Hvordan styret evner å bidra til verdiskapningen i selskapet er særlig avgjørende i perioder konjunkturene og andre forhold er kraftige motkrefter. Jeg vil nedenfor peke på hva som er styrets ansvar og viktigheten av å ha et aktivt og kompetent styre.
Forvaltningen av selskapet er styrets ansvar. Det innebærer blant annet å sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten, å fastsette planer og budsjetter og retningslinjer. Styret skal iht aksjelovens § 6-12 holde seg orientert om virksomhetens økonomiske stilling og påse at selskapets aktiviteter, regnskap og formuesforvaltning blir ivaretatt på en betryggende måte. Dessverre er ikke alle styrer fullt ut innforstått med det store ansvar eierne har delegert til styret, og hva dette innebærer for styre som kollegium og for hver enkelt styremedlem. Det er ikke uten grunn at mange selskaper tegner kollektive styreforsikringer for sine styremedlemmer.
Aksjeloven har i § 6-13 definert styrets ansvar og rolle i et aksjeselskap. Der heter det at styret skal føre tilsyn med daglig ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse. Selv om aksjeloven trekker opp hovedlinjene i daglig leders plikter overfor styret (§6-15), er det lurt å definere både ansvar og hovedarbeidsoppgaver til daglig leder i en instruks og stillingsbeskrivelse.
Ifølge aksjeloven skal daglig leder jevnlig orientere styret om virksomheten, dens stilling og resultatutvikling. Dette er et viktig punkt, som også indikerer at styret skal være aktiv i sin søken om informasjon og ikke uten videre bare ta daglig leders informasjon til orientering eller etterretning. Merk også at ethvert styremedlem kan til enhver tid kreve redegjørelse om saker eller forhold når dette er ønskelig. Et godt råd i forvaltningen av selskapet er at det er bedre å spørre en gang for meget enn en gang for lite.
En styreinstruks er et godt verktøy for å sikre forutsigbarhet og struktur i styrets arbeid for en ansvarsfull forvaltning av selskapet. Innholdet i en styreinstruks kan gjerne være følgende: * Innledning og hensikt. * Struktur på styrearbeidet. *Hovedstruktur på styremøtet. *Prosedyre og saksbehandling.
For å sikre at alle sider ved forvaltningen av selskapet blir godt ivaretatt, er det vanlig at styret setter opp en årsplan for sitt arbeid. Planen omfatter gjerne fire til ti faste styremøter etter behov, generalforsamling og strategimøte. Hovedregelen er at bedriften skal ha et styre med ett eller flere medlemmer. Har styret kun et medlem, anses vedkommende å være styreleder. Det er eierne som i generalforsamlingen velger styret. Det er derfor eiernes ansvar å sørge for at selskapet får et styre med tilstrekkelig kompetanse til å ivareta forvaltningen av selskapet på en god måte. Og da er det ikke tilfeldig hvilke personer som velges.
Eierne må sørge for at selskapet får et styre som arbeider som et lag, og som sammen med daglig leder kan håndtere de utfordringer selskapet står overfor. Generelt er det viktig at styret i sum dekker primærområder som økonomi, marked og drift, og at medlemmene har personlige egenskaper som gjør at styrearbeidet bli et godt lagsarbeid. Det verste som skjer er at eierne velger et styre der alle personer er like gamle, har samme kjønn, har samme erfaring og kompetanse og tenker likt.
Ansatterepresentasjon i styret kan være kjempesmart for alle parter. Med riktig valg av personer vil kvaliteten på styrearbeidet bli bedre. Ansatte vil oppleve spennende utfordringer gjennom å være med å ta ansvar for og styre bedriften. Loven sier at i selskaper med flere enn 30 ansatte og som ikke har bedriftsforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve ett styremedlem og en observatør med varamedlemmer, som velges av og blant selskapets ansatte. Har selskapet mer enn 50 ansatte og ikke bedriftsforsamling, kan de ansatte kreve at inntil en tredel og minst to styremedlemmer med varamedlemmer velges av og blant selskapets ansatte. Har selskapet flere enn 200 ansatte og det er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, skal de ansatte velge ett styremedlem med varamedlem eller to observatører med varamedlemmer i tillegg.
I beslutningssaker skal daglig leder alltid legge frem skriftlig dokumentasjon med forslag til styrevedtak. Det er viktig at det i saksbehandlingen skilles mellom daglig leder som utreder og styret som beslutter. Styret forventer at daglig leder utreder saken slik at alle sider ved saken blir godt belyst. Styret skal beslutte saken hvis man mener den er tilstrekkelig utredet. Hvis styret derimot mener det er vesentlige mangler med saksfremlegget, skal styret sende saken tilbake til administrasjonen, som må belyse saken bedre og fremme den på nytt.
Møteleder må aktivt bruke hele styret for å få saker belyst best mulig. Samtidig er det slik at alle styremedlemmer har samme rettigheter og plikter og skal ha bedriftens beste for øye. Styremedlemmer verken skal eller kan representere noen interessegruppe, men møter som individuelle personer.
Ethvert selskap må ha en definert overordnet målsetting, en forretningsidé og en klar strategi, som skal peke på og lede frem mot målet. Den overordnete målsettingen har gjerne formuleringer om bedriftens økonomisk mål. Forretningsideen angir hva som er hensikten med selskapet, og den opplyser hva som er målgruppen for selskapet. Strategien sier hvordan forretningsideen skal realiseres og hvordan målene skal nåes.
Et godt strategidokument gjør det enklere både for styre og administrasjon å skille mellom vesentlige og uvesentlige saker. Det diskuteres ofte hvem som skal utarbeide selskapets strategi — eierne, styret eller administrasjonen med de ansatte, eller i en felles prosess der alle parter bidrar. Min erfaring er at det er mest hensiktsmessig å ta utgangspunkt i bedriftens størrelse og samlede kompetanse og kapasitet. Er det en liten bedrift med aktiv(e) eier(e), er det naturlig at disse også er sentrale i utarbeidelse av strategiplanen. Er virksomheten større med et klarere skille mellom eiere, styre og ledelse, er det naturlig at ledelsen tar prosessansvaret og bruker styret som styringsgruppe for avklaringer underveis. Styret skal godkjenne forslag til strategi.
Hensikten med strategiprosessen er å skape et godt engasjement i bedriften rundt både forretningsidé, strategi og overordnet mål. Hvis flest mulig vet hva som er målet, er det lettere å skape forståelse og oppslutning rundt strategier og tiltak som skal lede frem mot målet. Derfor er det en god ide å engasjere flest mulig — om ikke nødvendigvis i hele prosessen. Men mange kan delta i ulike arbeidsgrupper og på denne måten føle seg delaktig og ansvarliggjort.
